Phương thức tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại

Phụ Tùng Hải Hà SYM KYMCO luôn tiếp nhận và hỗ trợ giải quyết các phản ánh, yêu cầu, khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm, đơn hàng, giá bán, giao hàng và quá trình mua hàng.

Hải Hà khuyến khích khách hàng kiểm tra sản phẩm ngay khi nhận hàng và liên hệ sớm nếu phát hiện vấn đề để được hỗ trợ kiểm tra, xác minh và đưa ra phương án xử lý phù hợp.

1. Các hình thức tiếp nhận phản ánh và khiếu nại

Khách hàng có thể liên hệ với Phụ Tùng Hải Hà SYM KYMCO qua:

Hotline: 0903 020 266
Zalo: 0903 020 266
Email: hnguyenngoc.forwork@gmail.com
Trực tiếp tại địa chỉ: 351B Nguyễn Trọng Tuyển, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

Giờ mở cửa: 7:30 – 17:30, Thứ 2 – Chủ Nhật.

2. Thông tin cần cung cấp khi phản ánh hoặc khiếu nại

Để Hải Hà có cơ sở kiểm tra và xử lý nhanh chóng, khách hàng vui lòng cung cấp:

Họ tên và thông tin liên hệ.
Mã đơn hàng hoặc thông tin mua hàng nếu có.
Tên sản phẩm, mã phụ tùng hoặc loại xe liên quan.
Nội dung phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại.
Hình ảnh hoặc video liên quan đến sản phẩm, đơn hàng.
Các thông tin khác theo yêu cầu của Hải Hà để phục vụ việc xác minh.

Thông tin và hình ảnh, video được cung cấp càng đầy đủ thì việc kiểm tra và xử lý càng thuận lợi.

3. Quy định quay video khi nhận và kiểm tra hàng

Đối với đơn hàng có giao hàng, đặc biệt là các đơn hàng cần vận chuyển, khách hàng nên quay video liên tục quá trình nhận và mở kiện hàng để làm căn cứ đối chiếu khi phát sinh vấn đề.

Video nên được thực hiện theo nguyên tắc cụ thể:

Bắt đầu quay trước khi mở kiện hàng.
Quay rõ tình trạng bên ngoài của gói hàng, bao bì và tem/nhãn vận chuyển nếu có.
Quay liên tục quá trình mở kiện, không cắt ghép hoặc chỉnh sửa video.
Quay rõ sản phẩm bên trong kiện hàng.
Quay rõ mã phụ tùng, số lượng và tình trạng sản phẩm.
Nếu sản phẩm có dấu hiệu sai, thiếu, hư hỏng hoặc không đúng với đơn hàng, cần quay rõ tình trạng thực tế để Hải Hà có cơ sở kiểm tra.

Video cần thể hiện được toàn bộ quá trình từ lúc kiện hàng còn nguyên trạng đến khi sản phẩm được lấy ra kiểm tra.

4. Quy định khi khách hàng yêu cầu hoàn hàng

Trường hợp khách hàng muốn hoàn hàng, khách hàng cần liên hệ với Hải Hà trước để được hướng dẫn và xác nhận phương án xử lý.

Để có cơ sở xác minh tình trạng sản phẩm, khách hàng cần cung cấp video quay quá trình mở và kiểm tra kiện hàng theo quy cách nêu trên.

Video cần đảm bảo:

Quay liên tục, rõ hình ảnh.
Không cắt ghép hoặc chỉnh sửa.
Thể hiện rõ tình trạng kiện hàng trước khi mở.
Thể hiện quá trình mở kiện.
Thể hiện rõ sản phẩm, mã phụ tùng và tình trạng sản phẩm.
Nếu phản ánh sản phẩm sai, thiếu hoặc có vấn đề, cần quay rõ phần sản phẩm liên quan.

Hải Hà sẽ dựa trên thông tin đơn hàng, hình ảnh, video và tình trạng thực tế của sản phẩm để kiểm tra trước khi xác nhận phương án hoàn hàng.

Trường hợp không có video mở kiện hoặc video không đủ thông tin để xác minh, Hải Hà có thể cần thêm hình ảnh, thông tin hoặc phương án kiểm tra khác trước khi đưa ra kết quả xử lý.

5. Điều kiện đối với sản phẩm hoàn trả

Khi được Hải Hà xác nhận đồng ý tiếp nhận hoàn hàng, khách hàng cần giữ sản phẩm trong tình trạng phù hợp để kiểm tra.

Tùy từng trường hợp, Hải Hà có thể kiểm tra:

Đúng sản phẩm và đúng mã phụ tùng đã mua.
Số lượng sản phẩm.
Tình trạng sản phẩm.
Bao bì, tem, nhãn hoặc các phụ kiện đi kèm nếu có.
Tình trạng sản phẩm so với thời điểm giao hàng.
Các thông tin khác liên quan đến đơn hàng.

Khách hàng không nên tự ý lắp đặt, tháo rời, sửa chữa hoặc làm thay đổi tình trạng sản phẩm trước khi Hải Hà xác nhận phương án xử lý nếu sản phẩm đang được yêu cầu hoàn trả.

6. Các trường hợp phản ánh thường gặp

Hải Hà tiếp nhận và kiểm tra các phản ánh liên quan đến:

Giao sai sản phẩm hoặc sai mã phụ tùng.
Sản phẩm không đúng với thông tin đã xác nhận khi đặt hàng.
Thiếu sản phẩm hoặc thiếu số lượng.
Sản phẩm có dấu hiệu hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Sản phẩm phát sinh vấn đề cần được kiểm tra.
Sai thông tin đơn hàng.
Các vấn đề liên quan đến giá bán hoặc phí vận chuyển.
Các vấn đề khác phát sinh trong quá trình mua hàng.

Mỗi trường hợp sẽ được kiểm tra dựa trên thông tin đơn hàng và tình trạng thực tế.

7. Quy trình tiếp nhận và giải quyết

Bước 1: Tiếp nhận phản ánh

Khách hàng liên hệ Hải Hà qua Hotline, Zalo, Email hoặc trực tiếp tại cửa hàng.

Bước 2: Tiếp nhận thông tin và bằng chứng

Khách hàng cung cấp mã đơn hàng, thông tin sản phẩm, hình ảnh, video và nội dung cần hỗ trợ.

Đối với yêu cầu hoàn hàng, video mở kiện là thông tin quan trọng để Hải Hà đối chiếu tình trạng đơn hàng.

Bước 3: Kiểm tra và xác minh

Hải Hà kiểm tra thông tin đơn hàng, mã phụ tùng, số lượng, tình trạng sản phẩm và các thông tin liên quan.

Trong trường hợp cần thêm thông tin, Hải Hà có thể liên hệ lại với khách hàng để xác nhận.

Bước 4: Thống nhất phương án xử lý

Sau khi kiểm tra, Hải Hà sẽ trao đổi với khách hàng về phương án phù hợp với tình trạng thực tế của đơn hàng và sản phẩm.

Bước 5: Thông báo kết quả

Kết quả xử lý sẽ được thông báo cho khách hàng qua điện thoại, Zalo hoặc Email.

8. Thời gian xử lý

Thời gian xử lý phụ thuộc vào nội dung phản ánh và mức độ cần kiểm tra của từng trường hợp.

Các vấn đề có đầy đủ thông tin, hình ảnh và video sẽ thuận lợi hơn trong quá trình xác minh. Với những trường hợp cần kiểm tra thêm sản phẩm hoặc đối chiếu quá trình giao nhận, thời gian xử lý có thể lâu hơn.

Hải Hà sẽ thông báo cho khách hàng khi có kết quả hoặc khi cần bổ sung thêm thông tin.

9. Nguyên tắc giải quyết phản ánh và khiếu nại

Phụ Tùng Hải Hà SYM KYMCO tiếp nhận và xử lý phản ánh dựa trên thông tin khách hàng cung cấp, thông tin đơn hàng và kết quả kiểm tra thực tế.

Đối với yêu cầu hoàn hàng, khách hàng cần thực hiện đúng hướng dẫn của Hải Hà và cung cấp đầy đủ hình ảnh, video cần thiết để việc xác minh được rõ ràng.

Hải Hà khuyến khích khách hàng quay video ngay từ khi nhận và mở kiện hàng, đặc biệt đối với các đơn hàng phụ tùng gửi đi tỉnh hoặc giao qua đơn vị vận chuyển.

10. Thông tin liên hệ

Phụ Tùng Hải Hà SYM KYMCO

Hotline: 0903 020 266
Zalo: 0903 020 266
Email: hnguyenngoc.forwork@gmail.com
Địa chỉ: 351B Nguyễn Trọng Tuyển, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
Giờ mở cửa: 7:30 – 17:30, Thứ 2 – Chủ Nhật

Khách hàng có thể liên hệ Hải Hà để được hỗ trợ về phụ tùng SYM, phụ tùng KYMCO, đơn hàng, báo giá, giao hàng, hoàn hàng hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng.